うさぼうの人生ダッシュボード化計画

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自己管理のプロジェクト管理はEvernoteで

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自身のプロジェクト管理の方法を決めていますか?

まずは管理の仕組みを書き出してみてはいかがでしょうか。

 

実際に書き出してみた私がお勧めするのは以下の2つです。

 

1) Evernoteを使って、見たい時に見る(回遊する)

2) プロジェクト名を統一する

 

この記事について

自己管理の仕組みを書き出す - usabo's diaryの続きエントリです。

自己管理の仕組みを作り上げよう ー 自己管理のベーシックレシピ by 北真也さん

に刺激を受けて自己管理の仕組み化に取り組んでいます。

 

プロジェクトとは?

この記事では、「完了までに2日以上かかり、ルーチン作業だけでは終わらない締切日のある仕事」のことをプロジェクトと言います。

 

あえて定義に触れるのは、PMBOKで定義されるものより小規模のものや、一人で実施するものも含むためです。

 

PMBOKの定義は以下の通りです。

「独自の製品、サービス、所産を創造するために実施される有期性の業務である」(PMBOK)

とはいえPMBOKの定義からあながち外れるわけでもありません。何らかのアウトプット完成を目的としていて締切がありますので。

 

契約がなくても、仕事以外でも構いません。自身のタスクの中で、単発タスクではなく、プロジェクトとして管理するほうがふさわしいものを扱います。

 

ここからの章立ては、佐々木正悟さん(@nokiba)のクラウド時代のタスク管理の技術Chapter3「プロジェクトを管理する」を参考にさせて頂きます。

 

1) プロジェクト管理ツールを選ぶ

ツールEvernoteを使っています。

Evernoteでのプロジェクト管理方法

  • プロジェクトごとに1つノートを作成しゴールと締切日を書きます。
  • そして必要タスクをチェックボックス付きで書き出します。
  • projectというタグをつけておき、プロジェクト自体が完了したらprojectタグをはずしてprojectdoneタグをつけます。
  • そしてタグで検索して定期的なレビューを行う、、はずですが最近停滞しています。

最近停滞している理由

自身の生活でそこまでプロジェクト管理を必要としていないのかもしれません。

仕事のプロジェクトはWBSや別で計画を持ちます。自身のタスクで複数日かかっても多くはルーチン化しています。

 

よって優先度がそこまで高くないいつかやりたいことに近いものがプロジェクトとして残っているのが実情です。ただ、いつかやりたいことにしてしまうのがいいのか本当は達成したいことともっと向き合うのがいいのか、悩ましいのです。

 

こうして記事にしている時点でもっと先手先手で管理していきたいと思いつつ、不要な仕組みや優先度が低いのならやめてすっきりしたいとも思いつつ。

他のツールに関して

Toodledoでフォルダを分けようとも思いましたが、フォルダ運用が煩雑になりそうでやめました。仕事、家族、興味、買い物ぐらいの括りにしており、あまり増やしたりアーカイブしたりしたくなかったのです。有料会員だったらサブタスクで管理するのも一つの手です。

 

Nozbeでプロジェクト管理していた時期もありました。これは使いやすいですが月7.5ドルの利用料がかかるので、Toodledoへの移行時にやめました。無料版だとプロジェクトが5つに限定されます。

 

仕事に限って、MicrosoftOneNoteを試してみてもいます。まだ使い慣れないのとEvernoteのほうが使いやすいのでそのうちやめそうです。

2) プロジェクトを統一する

プロジェクト名を統一することはシンプルかつ重要です。

 

佐々木正悟さんのクラウド時代のタスク管理の技術で出会った考え方ですが、後々の検索や他のツールとの関連付けに非常に役立ちますので実践をお勧めします。慣れるまでは面倒くさそうですが簡単です。

 

このプロジェクト名をPC上でのフォルダ、プロジェクト管理ツール、タスク管理ツールで統一するのです。

 

命名ルールとして先頭に締切日をつけています。中間作成ファイルのようなものの場合は、提出日にしており後で履歴を参照できます。

3) プロジェクト管理ツールからタスク管理ツール

先の通り、停滞中なのでEvernoteからTaskchuteやTaskumaに日々転記することは発生していません。プロジェクト管理が再度活性化した時のことを想像しましたが、手間やストレスは感じない気がします。

 

集約する効率化よりも目的に適したツールを使い分けるのがいいと思います。

4) プロジェクト管理ツールでプロジェクトの計画を完成させる

私がプロジェクト管理を再開したほうがいいと思っている理由は、タスクの洗出しが足りていない気がするためです。一見ルーチン化したようなタスクも本当はもっとゴールを意識すると最適なルートがあるのではないかとどこかで感じています。

GTDの収集をしたいというよりは、プロジェクトごとに必要なことを書き出して整理するのがいいなと思うのです。

5) ノマドスタイル(どこでもプロジェクト管理ができる)

個人的には好きな言葉ではないのですが家やオフィスといった場所に縛られずに状況に応じてプロジェクトと向き合えるようにしておくことには憧れます。Evernoteでのプロジェクト管理を再開すればiPhoneで気軽にレビューできるので理想に近づきそうです。

6) 手元にあるプロジェクトを調べてその場で仕事を片付ける

Evernoteでプロジェクトをいつでも見られるようにしておけばアイデアがアウトプットに直結します。これはプロジェクト管理の再開を強くモチベートします。アウトプットの章構成、図、文章、メモを参照できれば記憶に頼って後で調べ直すことも減りますし、メモや亜流の作成資料を散在させてしまうことも減らせます。

自分で整理して出した結論:プロジェクト管理のルール

Evernoteでのプロジェクト管理を再開する。

  • タスクに加えてアウトプットの章立てやメモも関連付けること
  • 朝一や帰り、移動中と必要に応じて参照、追記する
  • マスタータスクリスト(Toodledo)からは週次レビューでプロジェクト化を実施

終わりに

マスタータスクリストからプロジェクト化してタスク管理するところが弱いと感じたので、本エントリを作成しました。書きながら頭を整理した結果、改めてプロジェクト管理をやらない手はないと強く感じるようになりました。

 

次回は、その他思いついたアイデアの種をどう管理するかを考えたいと思います。FasteverとかRhodiaに散らかっているものを有効活用する仕組みです。

 

ゲーミフィケーション研究家usaboより

photo by theunquietlibrary

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推薦図書です

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