うさぼうの人生ダッシュボード化計画

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ピボットグラフでタスクログを分析する手順

人生ダッシュボード化計画のうさぼう(@usabo_tweet)です。

 

先日一つにまとめたタスクログを分析する方法をご紹介します。

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ピボットグラフで見えてくるもの

1週間のタスク実績時間をプロジェクト別にグラフにしてみます。すると、定常、家族というプロジェクトがずば抜けて多く、次いで発信、ProjectBと続くことがわかります。

 

発信プロジェクトは、このブログ更新を含めたアウトプットの時間なので、期待通り時間が確保できていることがわかります。

 

逆にProjectBについては、仕事の中の一つのプロジェクトですがDやEと比べてここまで多くの時間を使っている実感はありませんでした。Bの中に何か無駄はないか?DやEに時間を使えてないのはなぜか?など原因をひとりでに探りたくなってきます。

 

一方で勉強より右のプロジェクトについては、このグラフではよく見えません。

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なので左の4つを外してみると。

 

ProjectFまでと、ProjectG以降でまた時間に開きがあることが見えてきました。

 

この2つのグルーピング自体に意味はありませんが、ProjectCは今は期限が迫ってないものの、もう少し準備しておかないと後で困るものなのです。手を打つ必要があることに気づきました。

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ここでどんどん思いついた仮説を検証するには、そこに含まれるタスク一つ一つを見ていくことになります。さらにタスク一つを細分化していくことになるかもしれません。タスクより細かい記録はないのでこの時点では記憶に頼るしかありませんが、今後は細分化したタスクで記録するなど手が打てます。

 

このあたりは明日以降で触れることにします。

 

この後は、上記のグラフの作成手順をご紹介します。

ピボットテーブルを作成する

Excelの挿入メニューをクリックするとリボンにピボットテーブルが出てくるのでクリックします。ショートカットキーはAlt→d→pです。

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フィルタ、列、行、値を設定する

どのようなピボットテーブルを作るかは何を分析するかによって都度変えていきます。ここではProjectごとの実績時間を集計したいので、行にProjectを、値に実績時間をドラッグ&ドロップします。

 

実績は自然に合計になるはずですが、合計にならない場合は、右側の▼をクリックして値フィールドの設定で、計算の種類を合計に変更してください。

 

キャプチャではフィルタに評価が入っていますが、現時点では設定不要です。後で評価が◎のもののみに絞るのに使用します。

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無事ピボットテーブルはできたでしょうか。

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続いてグラフ作成に入ります。同じく挿入のリボンにグラフ欄があります。おすすめグラフをクリックします。

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集合縦棒で十分美しいのでOKをクリックします。

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冒頭で紹介したグラフはできたでしょうか。

続いて、多くを占める4つのプロジェクトを除外する手順です。

行ラベルというセルの右にあるアイコンをクリックします。

 

表示対象のプロジェクトを選択できますので、4つのプロジェクトのチェックを外してOKをクリックします。

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無事4つが除外されたグラフができました(冒頭のグラフを参照)。

 

終わりに

思考プロセスは人それぞれですが、全体を見て多いものと少ないものに分けて、その原因を知るためにさらに違う切り口で見ていく、という手順は同じです。

 

せっかく手に入れた宝物(一週間分のタスクリストがまとまったもの)をぜひあれこれ料理してみて下さい。

 

ピボ歴10数年 うさぼう(@usabo_tweet)でした。

 

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