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うさぼうの人生ダッシュボード化計画

仕事や家族との生活、読書や体験から考えたことを書き綴り、人生をゲームのように楽しむヒントを発信中

アウトラインの共有機能が超便利!Workflowyで簡単共有5つの事例

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うさぼう(@usabo_tweet)です。ExcelPowerpointで作ったファイルを電子メールで配布し、それぞれが更新したファイルを誰かがまとめて再配布する。見慣れた光景ですが、いつかやめたい。ずっと思っていました。

 

Workflowyの共有がこれを解決してくれます。非常に便利なので今日は力を入れて紹介します。ハウツーは彩郎(@irodraw)さんの記事に勝るものはありませんので早々にリンクを貼り、ここではリーズンホワイを書き並べます。

 

やり方は簡単:Workflowyのトピック共有

とはいえ簡単にやり方を。共有したいトピックの黒丸*1にカーソルをあててShareを選択するだけです。

 

共有方法は2つあり、無料アカウントだと前者の方法のみが可能です。

  • URLによる共有
  • 特定のWorkFlowyアカウントに対する共有

URLによる共有はWorkFlowyユーザでなくても閲覧できるのでさながらブログ記事のように公開することも可能です。

 

詳細ハウツーは、彩郎(@irodraw)さんの以下の記事を参照ください。

WorkFlowyの共有機能の使い方と、知っておくと役に立つ知識

 

便利な事例1~3:他のアカウントから共有してもらう

私のトピック共有の具体例を紹介します。

まずは他のアカウントから共有してもらうものです。

 

1) ソーシャルブックリーディング

複数人で同じ本を読み、引用、感想を共有しています。数年たった今、この本に名前をつけるなら?なんていう話題も立ち上がったりして、一人で読むよりもぐんと読書が楽しくなります。

usabo.hatenadiary.jp

2) 情報収集と意見交換(初心者向けアウトライナーについて語る段差)

Daiji Okuno GH4 (@odaiji) さんが「ブログ用に初心者にやさしいアウトライナー紹介して」という依頼をされたことで立ち上がったトピックです。#段差ラ部の皆さんからの意見や参考記事がみるみるうちに集まり、便利というより驚いていました。ちなみにこのトピックの文字数は9944文字。

3) 勉強会の企画と実行(SkypeでWorkFlowyの画面共有)

先日SkypeでWorkflowyの使い方勉強会をやりました。段取りから当日の進行、感想共有までが円滑に進んだのはこのトピック共有によるところが多いです。いや、彩労さんの引き出しと段取りが9割ですが。。

 

Skypeでの画面共有会は、マロ(@maro_draft)さんのこのあたりのふりをきっかけに

https://twitter.com/maro_draft/status/639949142320517120

実現したわけですが、これは別記事で改めて書きます。

 

便利な事例4, 5:他人に自分のトピックを共有する

続いて私が共有しているものを紹介します。

4) プロフィールページ

ブログのプロフィールページにこのトピック共有を使っています。書く側が気軽に追加更新できるのが利点です。読む側は更新できませんが、WorkFlowyアカウントを持っていなくても参照できます。

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5) Q&A (倉下さんに聞きたいEvernoteノートブックの使い方)

著者に直接質問ができるなんて本当にいい時代になったものです。私がずうずうしくて、倉下さん(@rashita2)がとても親切で、Workflowyのトピック共有が便利だという3拍子揃った好例です。

usabo.hatenadiary.jp

今でもよくある光景(その作業本当に必要ですか?)

冒頭に書きましたが、「ExcelPowerpointで作ったファイルを電子メールで配布し、それぞれが更新したファイルを誰かがまとめて再配布する」

 

これ今でもよくあります。さらに圧縮してパスワードかけて添付し、別メールでパスワードを送ったりする企業も多いでしょう。

 

Excelだと、社内でファイルサーバを用意している場合などは、ブック共有をしてお互いに更新し合うこともできます。でもExcel2003と2010のように複数バージョンが混在すると妙にファイルサイズが大きくなったり*2、多人数で結構な頻度で更新し合うと破損する確率が上がります。肥大したら周知してから、共有解除して保存し直す。破損に備えてバックアップ用のバッチファイルを作ってタスクスケジューラで1時間置きにバックアップをとったりしていたのは馬鹿げた話に聞こえるかもしれませんが、本当の話です。

 

つい熱くなっちゃいました。

 

「電子メールで配布し、それぞれが更新したファイルを誰かがまとめて再配布する」

 

これに付随する無駄は個人タスクの中にもいろいろ潜んでいます。

  • 電子メールボックスが満杯になり送受信ができなくなり不要なものを探して消す
  • とりあえずデスクトップに保存するのでデスクトップが一杯になる
  • ファイル名に日付や人の名前がついた亜流のファイルが散乱する
  • 解凍後に圧縮ファイルをいちいち削除する(もしくは散乱する)

で、結局どれが最新かわからなくなったり、更新した内容が損なわれたりします*3。これが一番の問題です。

 

少し別の話題としては、Office製品は入っていてもWindowsMacだと見栄えが崩れることもあります。MS ProjectやAccessはアプリケーションが入ってない端末も珍しくはありません。相手先のOSやアプリを考慮するのも人数が多くなるとなかなか面倒です。

 

こうした無駄や問題を少しでも軽減する方法として、Workflowyのトピック共有をお勧めするわけです。

 

もちろん仕事の情報をクラウドツールに載せることが禁じられていたり、抵抗を感じることはあるでしょう。でもそうじゃないものもあると思います。いいものは少しでも使っていきましょう。

 

心配事:共有トピックは誰かに見られるのか?

心配される方もいるかもしれません。

 

プロアカウントのようにEmailでユーザ限定すると安心ですが、URL共有の場合についても実害はないと考えます。WorkflowyのURLには10文字の英数字が使われています。

 

数字は 0~9で10通り、英字は a~zで26通り、36通り。

1文字=36
2文字=1296
3文字=46656

・・・

10文字=3656158440062976 3656兆!!

ここで大文字小文字が混ざると、、、(以下略)

終わりに

この記事は、るう(@ruu_embo)さんとのやりとりが元になりました。

便利なものは少しでも広めたい。これまで感じてきた不便を少しでも解消したい。そう思って記事にしました。今回紹介した5つの事例が少しでも役に立てば幸いです。

 

参考書籍

アウトライナーで文章を書き、考えるのに参考になります。

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写真はぱくたそさんから頂きました「いつの間にかハイハイで階段をのぼれるようになった赤ちゃん [モデル:Lisa]」。Workflowyだけに、段差を意識。

*1:bulletというそうです

*2:xml形式で保存してからExcelで保存し直すと解消したりします

*3:先祖返り、デグレる、と言ったりします