タスク管理の理想イメージ
仕事で実施するタスクがこうなっているといいなというイメージを列挙します。
・今日やるべきタスクを何かのツールでリスト順で見ることができて
・そのタスクの提供価値や見返りが関連付けられており
・タスクの過程や結果（完了状況、時間、メモ）を入力しやすく
・振り返りが容易であること（明細、日次サマリ）
理想形の元ネタはCity Ville
一昔前にCity VilleというFacebookゲームがはやりました。起動すると左に取り組むべきタスクが表示されました。上にはLv、お金、Energyなどのステータス、下にはアクションするためのツールバーや訪問するためのフレンドリスト。
あれもやらなきゃこれもやらなきゃではなく、全体の状態が見えた上で、直近取り組むべき左のタスクの中から、やりたいことをやりたい順にこなしていけばいいのです。
上記の4つのうち1つ目でしかありませんが、City Villeに取り組む時のような感覚でタスクを実施できたらどんなに楽しく快適だろうと想像したのを覚えています。
タスク管理をゲーミフィケーションフレームワークで表現
ゲーミフィケーションフレームワークで表現すると以下の通りです。
プレイヤーの分類
自身
目的・ゲームコンセプト
やるべきこととやりたいことが満たされた"タスク"を管理する
目標
日次で予定しているタスクが一覧で参照できる
過程と結果が記録できる
可視化とフィードバック
完了/未完了、実績時間、過程のログ(メモ、写真、資料など)
演出効果：完了実績タスク数と達成率の表示、完了を示すチェックマーク
ソーシャルパワー
共同作業している範囲内での予定/実績の見える化は達成意識につながる
また実績や状況について上司や関係者からフィードバックがもらえることもプラスになる
プレイサイクル
初級者：タスクを収集している段階。管理項目を極力絞って始めるのがお勧め
中上級者：タスク管理がまわってきている段階。惰性の記録やリストの風化を防ぐよう振り返りが重要
運用の手
タスク管理は実施者と管理者が同じことが多いが、一部の共同タスクをプロジェクト管理者に委ねたり、共同タスクを別のツールで管理したりすることでタスク管理にメリハリをつけることができる。
タスク管理のシステム化
これをシステム化するためには、タスクリストを自身でしっかりメンテナンスする必要があります。
特にタスクを追加して、タスクの意味や価値を入力することや、複数タスクを階層化して管理することも必要です。
また、タスクの見積精度や生産性向上のためには、実績時間や振り返りの記入も重要です。
ツールとしてTaskchute2というExcelツールがお勧めです。PC限定のタスク管理ツールなので、意味や価値との関連付けや、PCを離れた時間の記録は別途補完が必要です。
Taskuma(たすくま)というTaskchuteのiPhone版もリリースされましたのでこちらを中核に据えることも検討されてはいかがでしょうか。私の場合はToodledoとTaskuma - usabo's diaryのような感じで使っています。
終わりに
Evernote、Nozbe、Toodledoなどと組み合わせればより可能性は広がりますが、こうしたクラウドツールは会社員としては禁止されていたり使うのに抵抗があるかもしれません。また、社内方針や年間目標、スキル評価などとの関連付けも課題ですね。後はこまめな時間記録もなるべく減らしたいところです。PC使うことが多いので自動ログ取得とか、PC離れた時用にスマホとかそれこそウェアラブル端末とかで取得できるといいですね。
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2014/7/26記事を更新しました
