進捗管理にどんなイメージをお持ちでしょうか。
必要性は感じつつも記録や報告が面倒だったり、ただ数字を聞くだけの管理者に不満をお持ちかもしれません。管理側ではメンバの入力が徹底されなくて実態がわからなかったり、遅れの原因や解消の見込みがはっきりせず不満をお持ちかもしれません。
そんな進捗管理もパズルのように楽しく効果的に実施することを提案します。
進捗管理とは
進捗とは計画に対する実績のことです。
ギャップがないかを可視化して原因を分析し対策を実施することまでを進捗管理と呼びます。本記事では、実績入力や対策としての計画見直しも進捗管理に位置づけます。
手法１：マスタースケジュールとWBSの整合をとり計画の木と森を可視化する
計画は概要をマスタースケジュールで、詳細をWBSで管理することが一般的です。システムのサービスインから設計、開発、テストなどの各工程の期間やチームごとの主要タスクをマスタースケジュールで表現し、WBSでは要素成果物ごとに誰がいつどれくらいの見積工数で実施するのかを表現します。
手法２：EVMを徹底し、遅れとコスト超過の可視化と未来を予測する
EVMという手法はスケジュールとコストの両面を可視化できるので便利です。概念や用語に慣れないととっつきにくいかもしれませんが、進捗率と実績コストを記録することで計画とのギャップを把握しつつ、完了予定日と完了予定コストの予測を実施することができます。
手法１実施のコツ：計画の精度を上げて維持し続ける
計画を完成させるのは大変ですし、変更も発生します。見積工数の精度を上げるために要件や前提事項を整理したり、担当者を決めたりとWBSの明細まで確定させるのは時間がかかります。プロジェクト開始後にもタイミングを見て変更や見直しが必要になるので、その都度マスタースケジュールへも反映が必要です。定例会議に向けてPMが反映するのが通例ですが、PMが実作業も持っていたり混沌とした状況下ではタイムリーに反映されなくなることもあります。計画は0-100ではなく精度を上げて維持し続けるようPM、リーダー、メンバーでの心がけと活動が重要です。
手法２実施のコツ：実績入力を徹底し実態の可視化と分析を実施する
進捗把握のためには正確な実績入力が必要です。実績はメンバーに入力を委ねることも多いので、完了日は入っても実績工数を入れなかったりその逆もあったりします。進捗率をパーセンテージで入れる場合にも基準が曖昧だったり基準通り入力しないケースがあります。これらをチーム、プロジェクトの単位で徹底する働きかけが重要です。実績を踏まえた分析はチーム、PMの両方の単位で実施が必要です。第三者的にPMOがまとめることも効果的です。EVMを使うと傾向から完了予定日や予定コストも想定できるので先読みの対策検討ができることが望ましいです。
100日チャレンジ52日目でした。
ゲーミフィケーション研究家usaboより
