【総集編】CIOにゲーミフィケーションを
【理想像】IT部門が満足度100%で働ける環境
仕事を始めたらまずログイン。
ログインするとあなたに関連する情報が一覧できるダッシュボードが広がります。
そこにはあなたが携わるプロジェクトの状況や抱えているタスク、関係者からの連絡事項、そしてあなたが関心を持っている社内外のニュースが手に取るようにわかります。
それらに目を通した後は今日やることをざっと確認します。
タスクの入れ替えや追加削除のチューニングを行った後は淡々とタスクを順にこなしていきます。朝一はエネルギーが十分にあるので難易度の高い重要な タスクに集中して取り組みます。100%満足いくところまでできる日もあればそうでない日もあります。何かトラブルがあって緊急に対応が必要になることも あります。そんな時に中断したタスクにすぐ戻れるようにこまめな記録が役立ちます。また、似たようなタスクに今後取り組む時にもこまめな気づきの記録や実 績時間が役立ちます。
午後の眠くなる時間帯には打合せを入れています。打合せの目的、ゴールを皆で共有し、必要な資料とアウトプットがそのシステムで一元管理できています。打合せが終わった時点では決めたこととアクションをシステムに記録できています。
夕方には本日の振り返りと明日の準備です。プロジェクトの進捗や自身の作業記録、関係者への連絡事項など忘れ物がないか確認し、徐々にクールダウンしていきます。記録を読み返して追記していくことで今日も充実して頑張れたことに満足しながら一日の仕事を終えるのでした。
【現状】とあるIT部門のリーダーが疲労度100%で過ごす1日
仕事の開始はシステム運用からの緊急コール。
コールを受けた上で暫定的な対処を指示した後、PCにログインすると50通のメール。昨晩から今朝までの間によくもまあこんなに溜まるものだとため息をついていると、上司からあなたが携わるプロジェクトの状況を会議で報告せよと急な連絡があります。昨日報告した内容から大きな進展はありませんよと伝えつつも、状況把握のためにメールを確認。残業で完了しているはずのタスクが完了していないことだけはわかるが理由がわからない。原因を確認するために担当者に聞こうとするも昨晩遅かったためかまだ出社していない。気が引けつつも電話して状況を確認する。
今日やることをリストにはしていたものの、緊急コールの抜本対応と状況把握、会議での報告だけで午前中は終わってしまいそうです。午後は3つのプロジェクト会議が詰まっているので午前中にやろうとしていたタスクは最速で定時後です。
会議に出席し報告をしながらも抜本対応が気になり、内職でメールのやりとりを続けます。午後のプロジェクト会議でも自身が必要なところ以外は内職。そもそも自身が必要なところがどこで発生するかが見えない会議の進め方ってどうなんだろうと思うのも束の間、落ち着いて結論を出すこともできぬまま会議は時間切れ終了。今日終わらないと開発に影響出るんじゃなかったかなと気になりつつも次の会議に向かう。
常にマルチタスクで頭はフル回転しているので疲れも尋常ではない。それにマルチタスクなのでどのタスクにどれくらい時間がかかったかの実績も正確にはわからない。月次バッチ処理で入力する作業実績はエイヤーが基本になっている。
先週の議事録が送られてきているがセットで参照する資料の最新が所定の場所に格納されていないため確認のしようがない。何かアクションがあったような気もするが。。
夕方ようやく自身のタスクに取りかかろうとしていると他プロジェクトのメンバーから時間が欲しいとの連絡。明日朝かできれば今からが望ましいと。もはやどっちがいいのか判断もせぬままに、「今からでいいですよ。じゃあ10分後」と言って席を立つ。。
【課題】戦略、計画、実行、管理のサイクル崩壊
極端な例でしたがIT部門の日常としてはよく見られる光景も含まれています。
課題は以下の4つのプロセスがうまく機能しないことです。どこかがボトルネックになっていることが多いですが結果として悪循環になりサイクルが崩壊しています。
緊急コールの対策が場当たりにならないようになぜ手順やプロセス、体制が整備されていないのか。
何でもメールでCCに入れる文化は何とかならないのか。とりあえずCC共有で責任意識が希薄になり、メンバも報告はしたと言い切り、リーダーもCCでしか把握できない現状から抜けられない。
上司も部下であるリーダの時間を奪って報告させることのコストを意識していない。リーダが把握できていない現状に手を打つことや自身がフォローするくらいの意識や行動に至っていない。
残業で対応するメンバも夜遅くまで対応したのだからせめて朝位は休んで当然との意識。もしくは心底疲れ切っている。こうした状態で生産性が上がるはずもないのに。
リーダは当日の予定が狂った時点で翌日以降の予定を組み直す必要がある。簡単に組み直せないなら周りも含めて計画を見直し軌道修正することが必要。
解決策としてのゲーミフィケーション
ゴール：上司にもリーダにもメンバにもゴールが必要です。それも日々のゴールと中長期のゴールが互いにリンクしていて1つ1つを達成していけば大きなゴールが達成できるようになっていることが重要です。
ルール：ゴールを達成するために何をすればいいのか（タスク）、何はできるのか（自身や周りのスコープ、スキル、工数）、何はできないのか（前提事項や制約事項）が明確になっていることが重要です。
フィードバックシステム：現在地がどこで、自身のアクションに応じてゴールに近づいたのか遠ざかったのか、どれだけ近づいたのかがわかることが重要です。自分で取りに行かなくても自然にフィードバックを受けられる環境がより快適です。
自発的な参加：人は自発的に参加している時に能力やモチベーションを発揮できます。締め切りや周りの目が短期的なアドレナリンを分泌するかもしれませんが長い目で見た時に自発的な参加は必須アイテムです。
実現に向けて
時間切れ。。続きはまた明日。
100日チャレンジ89日目でした。
ゲーミフィケーション研究家usaboより
