本日はタスク管理をキーワードに総集します。
気持ちよくタスク管理することはれっきとしたゲームだと考えます。
タスク管理の理想イメージ
仕事で実施するタスクはこうなっていると理想です。
・今日やるべきタスクを何かのツールでリスト順で見ることができて
・そのタスクの提供価値や見返りが関連付けられており
・タスクの過程や結果（完了状況、時間、メモ）を入力しやすく
・振り返りが容易である（明細、日次サマリ）
理想形の元ネタはCity Ville
一昔前にCity VilleというFacebookゲームがはやりましたが起動すると左に取り組むべきタスクが表示されました。上にはLv、お金、Energyなどのステータス、下にはアクションするためのツールバーや 訪問するためのフレンドリスト。あれもやらなきゃこれもやらなきゃではなく、上にある状態を見ながら直近取り組むべき左のタスクの中からやりたいことをや りたい順にこなしていけばいいのです。上記の4つのうち1つ目でしかありませんが、City Villeに取り組む時のような感覚でタスクを実施できたらどんなに楽しく快適だろうと想像したのを覚えています。
ExcelとTaskumaのコンビネーション
上記の理想イメージは主にデイリーリストのことですが、デイリーリストだけではすっきりしなくなります。というのもすぐに実施はしないものの気になっていることや、いつかやりたいと思っていることが頭をよぎるからです。ここでマスタータスクリストの出番です。
マスタータスクリストとしてExcelを使っています。やりたいことはすべて入っているという状態を定期的に作っているつもりではありますが追加もあれば風化して優先度が下がっていくものもあります。
以前「タスク管理」について書きましたが、日々やるタスクを教えてくれるデイリーリストはTaskumaを使っています。ExcelのTaskchute2とiライフログを組み合わせてたものを少しずつTaskumaにまとめています。
どちらもそうですが信頼できる状態に保てていると気持ちもすっきりし見ようという気にになりますが、鮮度があやしくなってくると過去日のバックログや、そこにないタスクばかり実施していることになり気持ち悪くなってきます。
こまめなメンテで鮮度を保ちましょう。
自己管理の仕組みをルールブックとして書き出す
現状どこに何をどの様に記録しているか
予定は、社内イントラネットのカレンダーとTaskumaです。
- 仕事の予定 社内イントラネットのカレンダー
- プライベートの予定 Taskuma
先日付でリマインドが必要なものはTaskumaに入れて予定日時を設定しています。以前はiPhone標準のリマインダーを使っていましたが、Taskumaがとても熱心にリマインドしてくれるので一本化しました。
やること（タスク）については、Taskuchute、Taskuma、Toodledo、Excelです。
- デイリーリスト（仕事） Taskuchute
- デイリーリスト（プライベート）Taskuma
- マスタータスクリスト Excel（元々はToodledo）
プライベートタスクを管理していたToodledoがTaskumaに置き換わったためマスタータスクリストをわざわざToodledoで管理するのが重く感じるようになっています。直近のタスク棚卸をExcelで実施し、これでもいけるなと思ったためExcelに傾いています。
その他のメモはEvernoteを使っています。
仕事中のアイデア整理は手書きのノートです。出先でメモする場合はRhodiaに走り書きします。
予定とタスクについては現状の仕組みで結構満足しています。その他のメモについては、複数タスクを扱うプロジェクト管理がもっとうまく管理できたらいいなと思っています。
いつ、何をやるかを決める
精度はさておき、目標設定（ゴール、年間、月次）、レビュー（週次、日次）を実施しておりそれぞれEvernoteに残しています。目標の達成/未達成、やったことやらなかったことと振り返りはできています。
前述のプロジェクト管理に関連しますが、マスタータスクリストからプロジェクトをタスク化して進める部分が弱いです。だからちょっと重めのテーマの勉強などはなかなか進んでいません。
ルールブックとして書き出す
ルールブックやマニュアルのようなきちんとしたものはありませんが週次レビューについてはTaskumaでチェックリスト化しています。逆に週次レビュー以外がチェックリストになっていないことが明確になったので徐々に追加していきたいと思います。
書き出してリマインダーセットして定着させる
タスク管理をうまくまわすコツはレビューにあります。
計画ができていたらとにかく実行とレビューあるのみです。計画も粒度があって、完璧を目指しているときりがないので、まずは始めてみるのがいいと思います。
プロセスを決めるために書き出すのがお勧め
レビューのコツはプロセスを決めることです。
いつやるかどうやるかが決まっていないと定着しづらいです。
プロセスといっても大げさなものではなくて、以下を決めておけばよいです。
- タイミング
- レビュー対象
- アウトプット
実例（現在の私のレビュープロセス）
日次レビューであれば、
- 仕事から帰る前に
- Taskchute2のログを確認し
- 何をやったか、やり残したか、明日することをEvernoteに記録する
週次レビューであれば、
- 土曜か日曜の午前中に
- 日次レビューのアウトプットを確認し
- 週次レビューフォーマットに転記し、よかったこと改善することをEvernoteに記録する。事前に翌週ノートを作成する
月次レビューであれば、
- 月初の土日に
- 月次目標フォーマットを確認し
- 達成したものにチェックをつける。翌月ノートを作成し目標を記入する
理想とは遠いもののこの程度でもやったことの振り返りとこれからやりたいことのメンテナンスはできます。通常のレビューで足りなくなったら別途時間をとってGTDサイクルをまわすとすっきりします。
もっと週次レビューを強化するには
上記の週次レビューでは物足りない方には過去の私のエントリはいかがでしょうか。
週次レビューが手段にならないよう目的を振り返り改善につなげる - usabo's diary
日次レビューを定着させるには
日次レビュー強化するための2つのポイント
- 実施手順が不明確だった→手順化する
- そもそもの目的に対して実施方法に不足があった→プロジェクトレビューを追加する
日次レビュー強化2つのポイント - usabo's diary
それでも日次レビューが定着しない場合のコツ
taskumaに組み込んで日々取り組むのみです。開始時刻を決めても実施できないのだとすると時間帯などタイミングを見直してはいかがでしょうか。
日次レビューを定着させるためのたった1つのコツ - usabo's diary
レビュープロセスにプロジェクト管理も組み込むには
プロジェクト管理もプロセスを書き出して、タイミングを決めて実行するのみです。
自己管理のプロジェクト管理はEvernoteで - usabo's diary
終わりに
原理原則はプロセスを書き出してtaskumaにセットして日々繰り返して定着させることです。そしてうまくまわってないなと感じたらプロセスを見直すことです。あくまで自己管理を想定して書いていますが誰かを交えてレビュープロセスをまわすことができるのであればそれも効果的です。
100日チャレンジ93日目でした。
ゲーミフィケーション研究家usaboより
