タスクシュートが非常にダッシュボードを意識した構成になっている、と前回書きました。本日は、ダッシュボードという切り口でタスクシュートの魅力をあますところなくお伝えします。
ダッシュボードとは何か？
ダッシュボードにはひとめでわかる一覧性と、必要に応じて詳細に追っていける階層性、何度も見たくなる欲しい情報の網羅性が必要です。
この中でもひとめでわかる一覧性に必要な要素をあげてみます。
- 目的地
- 現在地
- ルート
- 所要時間
これはカーナビをイメージするとわかりやすいです。
カーナビ全体で見たらすべて網羅しているのですが、状況に応じて最適な視点で見えることがカーナビの優れている点です。
つまり、あとどれくらいかかるんだろう？が知りたい時は
⇒現在地から目的地までの所要時間。
次どう進めばいいんだろう？
⇒現在地から直近のルート
今の進み方で大丈夫なんだろうか？
⇒開始地点から目的地までが一覧できること
といったようにズームインしたりズームアウトして情報を最適な形式で教えてくれるのです。ではタスクシュートがいかに素晴らしいか6つの理由をご紹介します。
タスクシュートが秀逸なダッシュボードである6つの理由
1) 今日の予実残がひとめでわかる
タスクシュートは今を大事にします。そして今日を大事にします。だからこそ、今日のタスクの総量をタスク数と時間で明らかにします。明確な目的地です。
続いて現時点でどれだけのタスクが完了しているかもタスク数と時間でわかります。現在地もリアルタイムにわかります。
同時に目的地までの残りもわかります。
これらがひとめでわかる表でありながら、もっとひとめでわかるゲージが上についています。3分の１は終わったな、とかそもそも□の量が多いぞ、今日はタスクが多いななど。視覚的に掴むことができるように構成されています。
2) セクション別のタスク過不足がひとめでわかる
今日を無事に走り終えるための道標としてセクションがあります。セクション一つ一つを終わらせていくことで着実に今日の完了に近づいていきます。
逆にセクションごとに超過が見えている場合は、そのまま走り続けても超過してしまうことが見えているので早めに軌道修正が必要です。
未完了で過ぎてしまったセクションと超過が赤字でわかりますので、気づいた時点で見直しをかけましょう。
ちなみにこのセクションをクリックすると該当セクションのタスクにジャンプするので、赤字を見つけたらすぐにクリックしてみて下さい。
3) 10日先までの見通しがわかる
まずは１０日先までの見通しがわかる点から。リピートタスクと先の予定やタスクが適切に入力できていると、１０日先までの見積時間がここでわかります。
なので、うかつに打合せを入れてしまったり、タスクを引き受けて後で苦労したり、ということを防ぐことができます。
当たり前ですが、先の予定を入れていないと判断ができなくなって困ります。まさにこの下のキャプチャのように！
4) 最終保存時刻がわかる
続いて最終保存時刻ですが、TaskChute2がExcelアプリであるが故に未保存でアプリが強制終了してしまうリスクを軽減しています。Excel自体で自動保存を設定することもできますし、TaskChute2で自動保存までの変更回数と時間も設定できますので、鬱陶しく感じない自身にあったこまめな保存を設定して下さい。
5) 今日の終了予定がわかる
そして終了予定。入力している内容によって、これが退社時刻になったり、就寝時刻になります。いずれにしても今日の仕事や一日を終えられる見通しが残酷なまでに明確に表示されます。この１セルの情報を得るためにタスクシュートを使っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
6) 4週間先の見通しがわかる
タスクシュートでは、今日の終了予定どころか、4週間先までの見通しも知ることができます。ただし、10日先のところで書いたように、先の予定とリピートタスクを適切に入れていることが前提になります。入れていないと、下のキャプチャのようにまるで仕事をしてなさそうな、しかもセクションも歯抜けの残念な見通ししか見えてきません。
ただし1daysとか7daysのようなリピートタスクは完了しないと次が作成されないため、4週先には反映されません。なので1週くらい先まで見通す場合には、1daysはルーチンタスク毎日化で複製しておくことをお勧めします。
終わりに
いかがでしたか？タスクシュートがいかに素晴らしいダッシュボードなのか。そして使いようによっては(データの入れ方がいまいちだったら)その真価を発揮できなくなってしまう点も含めてお伝えできたかと思います。部分的に使っても、フルで使っても便利なタスクシュート。ぜひぜひもっと使っていきましょう!
うさぼう(＠usabo_tweet)でした。
お勧め書籍や記事をご紹介
まずはタスクシュートExcelのご紹介です。無料お試し版もあります。
タスクシュートのコンセプトから知るにはこの本をお勧めします
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書き出してセクション枠に当てはめるだけじゃやっぱり時間足りないよ！という方に、ルーチン化していくことの魅力や秘訣がわかる本をお勧めします。
タスクシュートの出会いを綴ったエントリです。決してGTD批判してる内容ではないですが、タスク管理まわりのツール変遷がわかります。
