読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

うさぼうの人生ダッシュボード化計画

仕事や家族との生活、読書や体験から考えたことを書き綴り、人生をゲームのように楽しむヒントを発信中

ToDoはセンス

タスク管理

http://www.flickr.com/photos/33360697@N05/7985101495

ええかusaboよ、ToDoはセンスやぞ。

昔お客様に言われた言葉です。複数チームが参加する会議のToDoをまとめる役割だった私に、担当と期限で追いかけるだけでなく、担当者自身が手をつけたくなるよう表現を工夫することが大事だと教えてくれました。

 

ToDoリストには担当者と期限があるので、5w1h(why, what, who, where, when, how)で考えると、タイトルにはなぜ、何を、どこでを明記すればよさそうです。リストには詳細を書く欄もあります。どこでとなぜも詳細に書けます。そうすると「何をするのか」のみを書けばよいことになります。センスなんて不要?

 

基本的には正しいです。基本的にはと言うのは、あえて理由や誰向けの対応なのかを明確にしたほうが進みやすいことがあるからです。他社が関係する内容であれば自ずと優先度が上がりますし、よしあしはともかく声の大きい人向けの対応は優先されることが多いです。ケースバイケースでこうした工夫をすることもあります。

 

さて、何をするのかを書くだけなのにセンスが必要なのはなぜか。

 

ToDoには粒度があります。ひとえに方針を決めると言っても、お客様の経営層に合意を得るのと、設計担当者が拠り所にする方針書の記述だとかなり違ってきます。

 

そのToDoでどこまで決める必要があるのか。理由や経緯を読めばわかるとしても、多くの関係者間で伝言ゲームにならないように表現に配慮することが求められます。

 

今度は正確さを重視して長くなってしまうと読み飛ばす人や、長いがゆえに敬遠してしまう人が出てしまいます。

 

正確さと簡潔さのちょうどよいバランスを保ちつつ、強調したいキーワードを含んでいて、ちょっと興味をひいて手をつけたくなるような、そんなToDoを書くように期待されていたように思います。

 

センスのいいToDoを求めていたら10年近く経ってしまいました。ToDoというツールを使って状況や課題や対応方法を明確にし、解決まで推進するというセンスと正反対の手法に習熟してしまいました。

 

このままでは締められないので

「驚くほど旨いパスタの店があるんだけど、行かない?(私とデートで)」

の佐々木さんを引用して締めたいと思います。

「ノー」を「イエス」に変える技術

ステップ1 自分の頭の中をそのままコトバにしない

ステップ2 相手の頭の中を想像する

ステップ3 相手のメリットと一致するお願いをつくる

 

「イエス」に変える7つの切り口

  1. 相手の好きなこと
  2. 嫌いなこと回避
  3. 選択の自由
  4. 認められたい欲
  5. あなた限定
  6. チームワーク化
  7. 感謝
伝え方が9割

伝え方が9割

 

 ゲーミフィケーション研究家usaboより

photo by delete08