読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

うさぼうの人生ダッシュボード化計画

仕事や家族との生活、読書や体験から考えたことを書き綴り、人生をゲームのように楽しむヒントを発信中

GTDで得られたストレスフリーがなぜか翌日崩壊してしまう理由

f:id:usabo:20150902204144j:plain

うさぼう(@usabo_tweet)です。「GTDでは得られなかった達成感をタスクシュートで手に入れた日」という記事を書いたのは今年の春、3月26日のことです。私のタスク管理の変遷を振り返ったもので、個人的にもお気に入りの記事です。

 

usabo.hatenadiary.jp

しかしこの記事は大事なことが書いていません。なぜタスクシュートで得られる達成感をGTDで得られなかったのか。今日はこの理由について書き、前の記事にぽっかりと空いた穴を埋めることにします。

 

頭の中を空っぽにする効用

GTDの目指す姿はストレスフリー、すっきりした気持ちで仕事やプライベートのタスクをこなすことです。そのために、たっぷり2時間くらいかけて、トリガーリスト片手に頭の中にある気になることを全て書き出す、"収集"というステップを踏みます。

 

これは非常に有用です。私の場合、これをするだけでストレスフリーになることができます、その場は。

処理と実行を分ける効用

"収集"したら次は、ワークフローに沿ってタスクをどのリストに入れるか振り分けます。リストの上から順に1つずつ処理をしていくもので、さらに2分以上かかるタスクは決してその場で実行しないことがルールです。

 

タスクがうまく振り分けられなくなる理由の一つに、目に入ったタスクをつい実行し始めてしまう点があります。考え始めたり、調べ始めたり、電話しちゃったり。"処理"のワークフローは、明確に実行と区別して行うからこそ、さくさくと機械的に、リズミカルに進めていくことができます。

 

この上から順に1つ1つ見ていく点なんてまるでタスクシュートのようです。事前に決めたルールに基づいてリズミカルに処理するその姿は、まるでゲームをしているようです。紙一杯に書き出した気になることの行き先が決まったその時、ゲームクリア。その時あなたは、インボックス・ゼロの称号が得られるのです。

処理したリストを実行ツールにインポートする"整理" ここが課題!

"処理"で振り分けたタスクを普段使っている手帳やタスク管理ツールに転記したり取り込んだりするのが"整理"です。これをすることで、頭の中にあった気になっていたことがようやく実行可能な状態になります。

 

さて、"処理"を通じてどんなリストに振り分けたか見てみます。

  • 次のアクション
  • プロジェクト
  • 連絡待ち
  • いつかやる
  • カレンダー

連絡待ち、いつかやる、カレンダーは特に問題ありません。カレンダーは予定が重なっていたら問題ですが、その時は再度調整するだけ、大した話ではありません。

 

問題なのは、上の2つです。次のアクションとプロジェクトです。これらは、実行可能なようでいて、実行可能ではないのです。

 

次のアクションについては、アクションまで落とし込めているので、一つ一つをとってみれば実行可能です。

 

プロジェクトについては、プロジェクトのゴールを明確にし、実現するためのタスクを洗い出すことが先決です。仮にタスクが洗い出せたとして。

実行時に立ちはだかる、今日なにをやるか、今なにをやるかという迷い

そこで登場するのがデイリータスクリストです。今日やることだけを書き出したリストです。このリストが他のタスクリストと大きく違うのは、クローズドである点。作った後にむやみに追加したり変更したりしないのです。

敵は2人。他人と自分

仮にクローズドなデイリータスクリストができたとします。それでも実行するときには2人の敵がほぼ必ず現れます。次から次へといろいろなタスクを依頼してくる他人と、リスト以外のことをやりたくなる自分です。

見直しの時点で崩壊していて嫌になってしまうこと、ありませんか?

GTDはよくできたプロセスです。作ったリストを風化させないよう定期的に"見直し"を行います。それはタスクやプロジェクトの粒度(高度)に応じて日次、週次、より長いスパンと何段階も設けられています。

 

なのに、翌日、もしくは当日の夜の日次レビューでせっかく得られたストレスフリーが崩壊してしまうのは私だけでしょうか。

タスクシュートにあってGTDにないもの

崩壊する理由は、頭の中にある気になること「以外」の些細なタスク。それから、タスクを実行する前にどれを実行するかを「迷う」タスク理想の自分と実際の自分の「実行時間のギャップ」。タスクの間に本当は必要な「休憩」タスク

 

GTDがこれらを欠いているとまでは言いませんが、ストレスフリーが得られてしまうために実行するまであまり意識しなくなるのが現実です。

タスクシュートという現実的で変化に強いダッシュボード

タスクシュートは、きめ細やかなリピートタスクで些細なタスクも漏らさず追加してくれます。セクションと節順ソートもガイドしながら、必ず上から順番に実行できるようタスクが並びます。だから迷う認知エネルギーなんて消費しない。見積時間は原則として過去の実績記録に基づいて設定するため、等身大の実行時間が予測できます。そして、記録していくうちに気づく「つい他のことをしたり、何もしていない時間」。本当は休憩にあてるのが適した時間に気づくことができます。

 

こうした現実的なリストができた上で、さらに強力なのは、変化に強い点です。割り込みタスクが入った時、見積もりよりも多く時間がかかった時、実際には上から順に実行できないことに気づいた時。軌道修正が容易にできるのがタスクシュートのもう一つの強みです。

終わりに

いかがでしたでしょうか。画面キャプチャも何もなくてすみません。でも「GTDでは得られなかった達成感をタスクシュートで手に入れた」というのはこういうことなのです。使ったことのある人にしかわからない文を書いておいてなんですが、GTDやったのにすぐ元に戻っちゃう!という方は、ぜひタスクシュートを試してみてください。

 

冒頭のアイキャッチは、タスクシュートを使って電話がかかってきても笑顔でいられる、という意味を込めました。素材はぱくたそさんに頂きました。

taskchute.net

定期購読のお願い

最後まで読んで頂きありがとうございました。よければシェアお願いします。

また、定期購読も心待ちにしています。うさぼう(@usabo_tweet)はFeedly読者の皆さんを特に意識して記事を書いています。

follow us in feedly